quinta-feira, 7 de setembro de 2017

Como fazer um evento corporativo?




Qual o objetivo de um grande evento? 

Como parte do mix de marketing e tática de comunicação, um encontro entre times de trabalho, parceiros e colaboradores deve ser encarado sempre como um ritual coletivo. A hora de confraternizar e reunir as pessoas lado a lado. Aquele momento anual em que as pessoas são reconhecidas pelos seus méritos, as diretrizes e objetivos do ano que começa são esclarecidos e as lideranças têm um momento para reforçar sinergias, dar recados e apresentar as mudanças e os grandes projetos.O ideal é sempre agregar valor à marca, transferindo o bônus das vitórias para as pessoas presentes e assim reforçando o orgulho de pertencer. 

Todo grande evento corporativo também pode ter seu momento de treinamento, capacitação com palestrantes e parceiros realizando módulos de troca de conhecimento e apresentações que equipem as pessoas com conteúdo técnico mas também com estímulos emocionais. Se a razão nos faz traçar metas, é a emoção que nos dá a energia para agir. Um grande evento no qual pude ser o coordenador geral, foi o DM10 Premier 2017 de uma corretora de seguros do Rio de Janeiro. Realizado para 300 pessoas, de todo o Brasil, o Premier 2017 marcou em qualidade, detalhes e excelência sendo muito bem avaliado por todos os convidados. Empresas como Icatu, Zurich, Mapfre, Schroeders, Aiva Investments, Old Mutual e JP Morgan estiveram com seus executivos presentes. 





A preparação do novo evento começou praticamente quando o encontro de 2016 acabou, com uma análise do que deu certo e daquilo que precisava melhorar. Conferimos primeiramente a satisfação dos participantes e convidados diante de toda a estrutura, a programação e a organização oferecida, desde o transfer no aeroporto até o dia do check out. E se os custos tinham sido obedecidos conforme o orçamento e nossos objetivos tinham sido alcançados. A comunicação do encontro de 2017 começou dois meses antes, enviando para os convidados algumas peças teasers para estimular a curiosidade dos participantes e aos poucos conforme o tempo avançava, o nome dos palestrantes e a programação. Logo em seguida, o convite oficial. 

Tudo isso hoje em dia pode ser feito via robot pelo whatsapp e de forma personalizada (mas claro que um bom RSVP por telefone também é recomendado). Importante não perder a noção de que se um encontro é presencial, toda comunicação deve transmitir este lado mais humanizado e mais hospitaleiro, diferente daquelas grandes reuniões de trabalho via Skype ou tipo bate e volta, no mesmo dia ficando um dia inteiro numa sala de reunião sem sequer ter empo para almoçar. 

O evento deve ser uma experiência memorável.


O check list deve considerar detalhes, conforme o formato do evento. Itens importantíssimos como:



  • Teremos convidados com diabetes? Qual a refeição preparada para eles?
  • Teremos a presença de grávidas? Quais os mimos para elas?
  • Alguém vai fazer aniversário no mesmo dia do evento?
  • Teremos as questões de saúde e segurança apontadas e lembradas em algum momento do encontro?
  • Como vai ser a questão de bebidas alcoólicas? A área de HES - Health, Environment & Safety estará acompanhando o encontro?
  • Teremos tradução simultânea para convidados estrangeiros?
  • E tradução para a linguagem de libras?
  • Podemos fazer um Facebook live?

E os jornalistas?

A imprensa também deve ser convidada, caso haja espaço para uma entrevista exclusiva e focada em um determinado tema. Um bom relacionamento com os veículos de mídia é vital, não só num determinada ocasião mas para reforçar laços de contato. Notícias boas todo gestor gosta de passar, mas é numa crise que uma empresa com credibilidade e portas abertas com os jornalistas pode dar sua versão dos fatos.




No caso do Premier 2017 fizemos o encontro de três dias no Portobello Resort. Afinal, os locais e hotéis escolhidos também comunicam e acrescentam emoções positivas para os convidados. Além de todo o receptivo nos aeroportos e transfer para os convidados, cuidamos também dos brindes de chegada nos quartos do hotel. Alguns mimos que fazem a diferença na hospitalidade e, apesar da agenda de trabalho intensa, conferem uma descontração saudável ao momento. A decoração e a sinalização de todo o local também vale ser planejada para que ninguém fique perdido entre uma atividade e outra. Detalhes com mensagens encantadoras também precisam ser inseridos no contexto. Tudo é espaço de mídia, todo ponto de contato pode comunicar.




Todas as peças de comunicação, brindes e papelaria devem estar produzidos e trazer um único conceito capaz de embalar o evento e, de preferência, costurar a comunicação institucional ao longo do ano dentro do mesmo tema. Afinal, até o ano seguinte, as pessoas devem ter em sua memória que o evento em si não foi apenas uma grande festa, mas o início de uma jornada renovada de trabalho e superação. No Premier 2017, por exemplo, fizemos além das grandes palestras de abertura, um talk show com presidentes de empresas cujo ponto alto foi a narrativa sobre cenários da economia no mundo e no Brasil. Um grande jantar, seguido de uma boa festa, encantaram os sentidos e ao mesmo tempo que celebraram conquistas, passaram o recado de que o conjunto da empresa ganha mais quando se trabalha de forma integrada tendo os clientes em primeiro lugar.






O evento Premier 2018 já está sendo planejado e produzido, as negociações com fornecedores já começaram e, orçamentos definidos, estamos colocando as bases para 2018 ser um ano ainda melhor. Alguns teasers serão disparados a partir de novembro e a lista final de participantes deve estar pronta pelos menos um mês antes (lembrando que sempre pode "caber mais um" mas que os orçamentos devem ser seguidos com rigor).

Entusiasmo é o que não falta, aos menos para quem respira 24 horas o universo da comunicação empresarial. 





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